Wenn es um das Thema Datenaustausch in der IT geht, fallen schnell Begriffe wie SAP IDOC (Intermediate Document) und EDI (Electronic Data Interchange). Der Zweck ist bei all diesen Formaten die Übertragung und Umkehrung von Daten oder Informationen. Dabei unterscheidet man je nach Umgebung in verschiedenen Formaten.
Die Datenaustausch-Formate sind ein wichtiges Werkzeug, mit welchem man Geschäftsprozesse mit externen Partnern, aber auch intern integrieren kann.
Doch was genau bedeuten diese Begriffe und worin liegen die Unterschiede zwischen den einzelnen Formaten? Der folgende Blogbeitrag unseres Libelle IT-Glossars beschäftigt sich unter anderem mit diesen Fragen und versucht Licht ins Dunkel zu bringen.
Um möglichst viele Geschäftsprozesse zu bedienen, gibt es viele verschiedene, vordefinierte IDoc-Typen. IDoc ist eine Abkürzung für „Intermediate Document“. Eine freie Übersetzung wäre somit Austausch-Dokument. Also sind IDocs unternehmensinterne SAP-Container für den Austausch von Dokumenten wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen. Um den Austausch zu ermöglichen, werden in SAP entsprechende Ports konfiguriert (Transkation WE21).
Der häufigste verwendeten Port ist Dateiports. Diese Art von „Port“ ermöglicht es dem SAP-System das IDoc als Datei auf das Dateisystem zu schreiben. Andere Systeme können das IDoc dann am angegebenen Speicherort lesen und weiterverarbeiten. Sobald ein System mit dem Format IDoc umgehen kann, ist es egal ob es ein SAP-System oder ein Non-SAP-System ist. (Quelle)
Was bedeutet EDI eigentlich genau? Electronic Data Interchange kurz EDI, beschreibt ein Konzept des Datenaustausches, bei dem man sich an standardisierten Formaten bedient. Diese Formate bieten ideale Möglichkeiten für den Austausch zwischen anderen ERP-Systemen. Im Zeitalter der Digitalisierung werden Geschäftsprozesse im besten Falle vollständig digitalisiert, auch die Kommunikation mit Geschäftspartnern und ihren Systemen. Ein EDI kann als externer Container dienen, um eine fehlerfreie Kommunikation zwischen dem ERP-System der Geschäftspartner zu ermöglichen. (Quelle)
Bei IDoc handelt es sich um ein hersteller-spezifisches Dateiformat von SAP zum Datenaustausch und deshalb finden IDocs meist ihren Einsatz innerhalb eines internen SAP-Systems. Im internationalen Geschäft hingegen werden unabhängige Standards bevorzugt. Mit Hilfe sogenannter EDI-Konverter können EDI-Dateien, die z.B. Bestellungen oder Rechnungen abbilden, einfach in SAP-IDocs umgewandelt werden und umgekehrt.
IDocs sind ein Teil von EDI. Zusammen eignen sie sich, um komplexe Kommunikation zwischen Systemen zu monitoren und zu automatisieren.
Stichwort Automatisierung: Bei einer großen Menge an Belegen lohnt sich der Einsatz von EDI und auch von IDocs besonders, da eine automatisierte Weiterverarbeitung von großem wirtschaftlichem Vorteil ist. Die manuelle Arbeit und die damit verbundenen Fehler werden reduziert.
Wollen Sie erfolgreich IDocs verbuchen, um beispielsweise einen Bestell- oder Rechnungsprozess auszulösen, stehen Sie vor einer weiteren Herausforderung. Dabei können Software-Lösungen Ihnen eine große Hilfe sein. Verabschieden Sie sich von Papierbelegen und stellen Sie auf EDI und SAP IDoc um. (Quelle)
Hier entstehen für viele Anwender Probleme, denn es entsteht die Schnittstelle, an welcher aus einem technischen Datenaustauschprozess ein betriebswirtschaftlicher Prozess wird.
Fehler, die hier auftreten, verhindern bzw. stoppen den Buchungsprozess. Der „Klassiker“ sind hierbei fehlende oder falsche Stammdaten. Die Fehlerbehebung gestaltet sich hier meist schwierig und zeitaufwendig. (Quelle)
Libelle EDIMON bietet eine zusammenfassende Übersicht aller relevanten SAP IDocs und deren Status und vereinfacht so die manuelle Fehlersuche. Außerdem automatisiert Libelle EDIMON den Prozess der Fehlerbehebung und ermöglicht eine geregelte Verarbeitung Ihrer SAP IDocs.
Sie möchten noch mehr zu verschiedenen Themen aus der IT erfahren? Zum Beispiel wie die Kommunikation über IDocs im SAP-Umfeld genau funktioniert oder welche Wege es bei der Verarbeitung von IDocs es gibt? Dann besuchen Sie gerne unseren Blog und folgen Sie uns auf LinkedIn.