Stammdaten erklärt anhand eines Verkaufsprozesses

In Zeiten der Digitalisierung sind Daten ein wichtiger Unternehmenswert. Dabei gilt folgender Grundsatz - Je „sauberer“ und umfangreicher die Daten desto höher das Potenzial und störungsfreier die Arbeit mit den Daten. Somit steckt ein hohes Potenzial in einer gut gepflegten Datenbasis.

In diesem Blogeintrag werden wir uns mit Stammdaten beschäftigen und diese anhand von Beispielen näher erläutern. Doch bevor wir uns mit Stammdaten beschäftigen, müssen wir uns erst die Frage stellen:

Was sind Stammdaten?

Als Stammdaten werden Daten bezeichnet, die längerfristig in Systemen gespeichert werden und allen berechtigten Benutzern und Anwendungen zur Verfügung stehen.

Grundsätzlich gibt es hunderte von Stammdatenarten im SAP®. Diese werden je nach Branche unterschiedlich oft erstellt und genutzt. Die wichtigsten Stammdaten, welche in fast jedem Verkaufsprozess verwendet werden, sind die Materialstammdaten, Kundenstammdaten, Lieferantenstammdaten und die Verkaufsbelege. Anhand dieser Stammdaten werden wir den Ablauf eines Verkaufsprozesses darstellen und uns somit die Wichtigkeit von Stammdaten vor Augen führen. Bevor wir einen Verkaufsprozess simulieren können, müssen wir uns erst einmal Stammdaten anlegen.

Die Frage „Was sind Stammdaten in SAP?“ haben wir in einem weiteren Blogbeitrag genauer beleuchtet. Hier finden Sie die verschiedenen Arten von Stammdaten im Überblick.

Wie erstelle ich Stammdaten?

Für jede Art von Stammdaten gibt es im SAP® eigene Transaktionen, um diese zu erstellen, zu pflegen und anzeigen zu lassen. Die einzelnen Stammdaten-Transaktionen sind in SAP®-Foren gelistet und können je nach Bedarf herausgesucht werden.

In unserem Beispiel fangen wir mit der Erstellung des Materials an. Die Materialwirtschaft steht im SAP® am Anfang der Supply Chain, bevor man etwas verkaufen kann, muss dies erst einmal existieren.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Erstellung eines Materials

Schritt 1: Materialien werden im SAP® in der Transaktion MM01 erstellt, MM02 gepflegt, MM03 angezeigt. Deshalb rufen wir erst einmal die Transaktion MM01 auf.

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Schritt 2: In unserem Beispiel erstellen wir uns das Material “Stilles_Wasser“ welches für den Verkauf an größere Discounter gedacht ist. In dem Sinne nennen wir unser Material “Wasser_Still“ und wähle als Branche den Handel aus, da wir unser Material verkaufen wollen. Als Materialart wählen wir Getränke aus und drücken Enter.

Schritt 3: Darauf hin öffnet sich die Sichtenauswahl. In unserem Fall wählen wir die Sicht “Grunddaten 1“ und “Vertrieb: VerkaufsorgDaten 1“ aus.

Hinweis: Was ist eine Sicht? Ein Material hat verschiedene Attribute. Diese Attribute können Stückzahl, Maßeinheit etc. sein. Diese Attribute sind in sogenannten Sichten zusammengefasst.

Schritt 4: Wenn diese ausgewählt sind, müssen das Werk, die Verkaufsorganisation und der Vertriebsweg ausgewählt werden, die mit dem Material zu tun haben.

Schritt 5: Wenn dies getan ist, kommen wir zur eigentlichen Anlegung eines Materials:

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Dieses Bild mag jetzt auf einige abschreckend wirken. SAP® möchte es dem Ersteller des Materials ermöglichen, dieses so genau wie möglich zu beschreiben. In den Reitern sehen wir unsere ausgewählten Sichten “Grunddaten 1“ und “Vertrieb: VerkOrg 1“ markiert. Durch einen Knopfdruck in der Sichtenauswahl lassen sich die anderen Reiter ausblenden. Doch wenn man nicht weiß welche Attribute in welcher Sicht enthalten sind, hat man so die Möglichkeit dennoch in anderen nicht ausgewählten Sichten die dortigen Attribute zu füllen.

Es ist keine Pflicht alle Felder auszufüllen. Je nach Sichtauswahl gibt es essenzielle Felder, die nicht obsolet sein dürfen. Bei unseren ausgewählten Grunddaten wären die Felder: ‘‘Beschreibung des Materials“ und ‘‘Basismengeneinheit“. Als Beschreibung halten wir in unserem Beispiel fest, dass das Wasser für den Verkauf gedacht ist. Als Basismengeneinheit wählen wir Milliliter.

Im Reiter “Vertrieb: VerkOrg 1“ ist das Feld ‘‘Steuerklassifikation“ zu füllen. Haben wir die essenziellen Felder gefüllt, sichern wir unsere Einträge und unser Material ist erstellt. Der Datensatz, der nun gesichert ist, findet man in der Tabelle ‘‘MARA“ wieder und kann dort bei Bedarfsverlust wieder gelöscht werden.

Abschließender Schritt: Erstellung eines Debitors

Nun da unser Material erstellt ist, brauchen wir noch einen Käufer für unser Material. Ebenfalls wie bei den Materialien existieren für die Debitoren eigene Transaktionen im SAP, um diese zu erstellen (XD01), zu pflegen (XD02) und anzeigen zu lassen (XD03).

Von daher rufen wir uns nun die Transaktion XD01 auf, um uns unseren ersten Debitor zu erstellen.

Hier ist das Feld “Kontengruppe“ auszufüllen, um zu definieren welche Art von Debitor benötigt wird. Wir wählen für unsere Kontogruppe die Option “Debitor Allgemein“ aus und legen uns damit unseren Kunden an.

Nachdem Sie den Debitoren angelegt haben, erscheint Ihnen ähnlich wie beim Erstellen des Materials ein Einstiegsbild, bei welchem Sie genauere Daten zum Debitor angeben können/müssen.  

Welche Felder nicht obsolet sein dürfen, sind die Felder: Name (Wobei nur der Vor- oder Nachname ausreichend sind), der (Wohn-) Ort und das Land. Wir sind in der Lage nach ausfüllen der Felder uns unseren Debitoren anzulegen. Jedoch möchten wir zu unserem noch eine gültige Bankverbindung angeben. Dazu gehen wir über die Reiter zum Zahlungsverkehr, wo eine oder mehrere Bankverbindungen angeben werden können.

Nachdem wir eine Bankverbindung durch die Angabe des Lands, des Bankschlüssel, des Bankkontos und des Kontoinhabers angelegt haben, sichern wir unsere Angaben durch Betätigen des Speichern-Buttons. Damit haben wir unseren Debitoren angelegt und gesichert. Die Tabelle, in welcher sich die gespeicherten Daten nun befinden ist die “KAN1“. 

Wie hängen die Stammdaten zusammen?

Jetzt besitzen wir unser Material “Wasser_Still“ und unseren Debitoren, welche mit einer Nummer gekennzeichnet sind. Wie könnten diese Stammdaten zusammenhängen? Nun wenn unser Debitor unser Material kaufen möchte, kann bequem ein Auftrag angelegt werden über die Transaktion VA01 durch welche die beiden Parteien verbunden werden. Es wird angegeben um welche Art von Auftrag es sich handelt und welche Materialien und Debitoren benötigt werden. Es wird angeben welche Stückzahl benötigt wird und darauf wird die Gesamtbasismenge errechnet. Diese Informationen können jetzt z.B. an das Lager geschickt werden, um das Material versandbereit zu machen und es letztendlich zu verschicken.

Dieser Prozess kann auf alle Bereiche im Unternehmen mit verschiedenen Stammdaten angewandt werden. Es werden Stammdaten erstellt, welche längerfristig verwendet werden und mit diesen dann, wie in unserem Beispiel, mittels eines Auftrages verwendet werden. Man merkt also ganze Prozesse innerhalb einer Firma bauen auf den Stammdaten auf und sind somit essenziell.

Stammdatenpflege Aufgaben

Wenn man Stammdaten besitzt, ist es essenziell diese auch zu pflegen und aktuell zu halten, da sonst enorme Probleme auftauchen können. Eine der typischen Stammdatenpflege Aufgaben besteht darin Fehler vorzubeugen und die Daten in einem zentralen System zu pflegen.

Wenn Stammdaten mehrfach auf verschieden Systemen in einem Unternehmen liegen und nicht gleichzeitig synchronisiert werden, können drastische Fehler entstehen. Wenn z.B. die Erweiterung eines Produktes zwar im Vertrieb vorliegt, jedoch nicht im Produktiv-System und dadurch ein Debitor ein falsches Material erhält mit einer falschen Rechnung.

Warum ist Stammdatenpflege wichtig?

In einem solchen Szenario würden Kosten verursacht werden und ein Reputationsverlust stattfinden. Natürlich ist es in manchen Szenarien nicht notwendig die Stammdaten zu pflegen. SAP ist sehr kooperativ mit anderen Anwendungen, weshalb ein/e Kassierer/in aus dem Supermarkt nicht dazu gezwungen ist, bei jedem verkauften Produkt die dazugehörigen Stammdaten zu pflegen. Dennoch ist dies nicht immer der Fall. Außerdem verhindert eine gute Stammdatenpflege Datenredundanz und Aufwand bei der Datenerfassung. All diese Punkte sind wichtige Stammdatenpflege Aufgaben, welche Branchen übergreifen relativ gleich sind.

Eine Lösung hierfür wäre es, die Stammdaten Pflege und die damit verbundenen Aufgaben auf einem zentralen System (welches nicht als Verkaufssystem dient) zu betreiben, um Duplikationen und Unstimmigkeiten etc. vorzubeugen. Für die Pflege der Stammdaten hat jede Stammdaten Art, wie weiter oben erwähnt, seine eigene Transaktion.

Eine gute Stammdatenpflege ist demnach wichtig für effiziente Prozesse, zufriedenen Kunden und eine verlässliche Analyse der einzelnen Prozesse. Also behalten Sie ihre Stammdatenpflege Aufgaben im Blick!

Wie verschicke ich meine Stammdaten?

Falls alle Abteilungen in einem einzigen System vorliegen, ist es nicht notwendig die Stammdaten zu verschicken, da alle Abteilungen Zugriff auf diese haben. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist und einzelne Abteilungen durch einen Prozess jedoch gebunden aber nicht in einem System liegen, ist es notwendig die Stammdaten zu verschicken.

Jetzt fragt man sich, wie verschicke ich meine Stammdaten? Dies macht man mit sogenannten IDocs. IDocs kann man sich wie einen Briefumschlag vorstellen, der mittels einer RFC-Verbindung von einem System in ein anderes, mit dessen Inhalt, transportiert wird.

Falls Sie sich für das Thema IDocs interessieren sollten, gibt es dazu einen eigenen Blogeintrag auf unserer Seite.  

Kann man Stammdaten schneller erstellen?

Der ganze Prozess der Stammdaten Erstellung hört sich nach einem großen Aufwand an, wenn es nötig ist jeden einzelnen Kunden und jedes Material einzeln zu erstellen.

Aus der Praxis für die Praxis: Die Libelle MasterDataServicesSuite (MDSS) wurde passgenau auf die Bedürfnisse all jener entwickelt, die im täglichen Betrieb oder in Migrationsprojekten mit Stammdaten arbeiten. Dabei lässt sich unsere Toolbox ganz einfach über das zentrale Cockpit bedienen und bietet sechs Tools, die einzeln oder in Kombination sämtliche Aufgaben der Stammdatenpflege abdecken.