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Was sind Stammdaten in SAP?

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Durch die Bestellanforderung (kurz BANF) meldet eine Fachabteilung ihren Bedarf an Material oder Dienstleistungen. Dies stößt eine Bestellung für den Einkauf an. Zum besseren Verständnis werden wir am Ende aus diesem Beispiel die Stammdaten herausarbeiten.

Doch zuerst stellt sich die Frage „Was sind SAP Stammdaten?“. Was verbirgt sich hinter diesem Begriff überhaupt und wie grenzen sich Stammdaten von anderen Daten ab? Diese und weitere Fragen soll dieser Artikel beantworten.

Stammdaten – so lautet die Definition  

Stammdaten enthalten alle wichtigen Informationen zu Betrieben, Lieferanten und Kunden. Diese Daten bleiben über einen längeren Zeitraum unverändert und werden immer wieder in den Geschäftsabläufen benötigt.

Sie können zum Beispiel Namen des Materials, Anschriften der Geschäftspersonen und Lieferanten oder auch Lieferbestätigungen für Kunden sein.

Dabei erfüllen Stammdaten vor allem folgende Aspekte:

  • Wenige Änderungen der Datensätze
  • Lange Gültigkeit
  • Fokus auf Datenpflege und Korrektheit
  • Bereite Verwendung im Unternehmen

Doch welche Arten von SAP Stammdaten gibt es überhaupt? Im nächsten Abschnitt bekommen Sie einen Überblick über die wichtigsten Stammdatentypen. (Quelle)

Diese Arten von Stammdaten gibt es

Materialstamm: Zentraler Ort für die Organisation und Ablage materialspezifischer Daten wie Materialnummer, Gewicht, Größe und Bezeichnung
Lieferantenstamm: Umfasst alle lieferantenspezifischen Daten wie Name, Adresse, Währung, Zahlungsbedingungen und Kontaktpersonen
Kundenstamm: Alle verkaufsseitigen Prozesse drehen sich um dieses Stammdatum wie Name des Kunden, Adresse, Kundennummer, Bankverbindung und Lieferbedingungen
Einkaufsinfosatz: Verbindet den Materialstamm mit dem Lieferantenstamm. Das heißt, hier werden Informationen gepflegt, die ein Material ausschließlich in Verbindung mit einem Lieferanten setzt, wie Preise, Konditionen und Planlieferzeit
Nachrichten: Daten zur Kommunikation zum Kunden durch E-Mails, Druck, EDI oder auch Fax. Gängige Nachrichten sind Auftragsbestätigungen für Kunden, Rechnungen, Versandbestätigungen und Transportbelege

Gibt es noch mehr Arten von Daten in SAP?

Es gibt natürlich nicht nur eine Art von Daten in SAP. Neben den Stammdaten gibt es noch die Organisationsdaten und die Bewegungsdaten. Diese Daten sind klar getrennt, können aber innerhalb eines Geschäftsprozesses voneinander abhängig sein.

Mithilfe der Organisationsdaten wird ein Unternehmen im System abgebildet.

Organisationsdaten sind zum Beispiel:

  • Der Mandant: Stellt den Konzern oder die Zentrale eines Unternehmens in einem System dar
  • Buchungskreis: Ist eine in sich abgeschlossene Buchhaltung. Alle handelsrechtlichen Ereignisse laufen über den Buchungskreis
  • Werk: Kann eine Produktionsstätte, ein Hauptsitz oder eine Lagerstätte sein. Im Mandanten ist ein Werk immer eindeutig
  • Lagerort: Ist direkt einem Werk zugeordnet und ermöglicht die Unterscheidung der Bestände eines Materials
  • Einkaufsorganisation: Einkauf des Unternehmens im System
  • Einkäufergruppe: Ein Team von Mitarbeitern die für einen Bereich zuständig sind. So kann dieser Bereich für die Beschaffung bestimmter Materialien oder Dienstleistung zuständig sein.

Zu guter Letzt gibt es noch Bewegungsdaten. Diese Daten sind veränderlich und existieren meistens nur innerhalb eines Geschäftsprozesses.

Beispiele hierfür sind:

  • Bestellung: Belegnummer, Menge etc.
  • Rechnung: Belegnummer, Betrag, Menge etc.
  • Materialbeleg: Lagerbestand, Material, Lagerort etc.

In der Einleitung dieses Abschnitts wurde geschrieben, dass alle diese Datenarten voneinander abhängig sind.

Hierzu ein konkretes Beispiel:

Eine Fachabteilung benötigt ein Material aus dem Lager, das die werksinterne Logistik aus dem Lager an die Produktionsstätte liefern muss. Diese Bestellung des Mitarbeiters enthält den Materialnamen und die Materialnummer als Stammdaten. Aber auch die Menge, die benötigt wird als Bewegungsdatum. Das heißt Bewegungsdaten bauen immer auf Stammdaten. Ohne Stammdaten existieren auch keine Bewegungsdaten. Stammdaten benötigen zum Bestehen die Organisationsdaten, die das Lager und das Werk beinhalten.

Daraus resultiert die Wahrscheinlichkeit der Veränderung der Daten. Da die Organisationsdaten das reale Unternehmen abbilden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass diese Daten verändert werden. Stammdaten werden häufiger geändert als Organisationsdaten. Ändert sich die Anschrift oder der Name eines Geschäftspartners, muss dies in den Stammdaten angepasst werden. Am häufigsten ändern sich die Bewegungsdaten, da diese nur innerhalb eines Geschäftsprozesses bestehen.

Mit diesen Informationen im Hinterkopf widmen wir uns jetzt einem Beispiel und werden im Nachhinein die Stammdaten herausarbeiten. (Quelle)

Modellierung eines Einkaufsprozesses

In einem Unternehmen sind mindestens drei verschiedene Abteilungen an einem Einkaufsprozess beteiligt: Die Einkaufsabteilung, der Wareneingang und die Rechnungsprüfung.

Diese drei grundlegenden Phasen werden für einen genaueren Prozess weiter untergliedert in:

Ein Mitarbeiter benötigt für den weiteren Ablauf seiner Tätigkeit ein bestimmtes Material. Dies teilt er durch eine Bestellanforderung dem Einkauf mit (Bedarfsermittlung). Die Einkaufsabteilung ermittelt mithilfe der Bedarfsanforderung die Bezugsquelle. Diese wird unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen ausgewählt (Ermittlung der Bezugsquelle). Bei der Lieferantenwahl müssen verschiedene Angebote, die infrage kommen, eingeholt werden (Auswahl des Lieferanten).

Im nächsten Schritt wird die Bestellung abgewickelt (Bestellabwicklung). Hier kann sich auf Kontakte berufen werden. Da mehrere Abteilungen am Prozess beteiligt sind, muss die gesamte Abwicklung nachvollzogen werden (Bestellüberwachung).

In diesem Schritt können auch Lieferanten bei ausstehenden Lieferungen abgemahnt werden. Nachdem das Material nun eingegangen ist (Wareneingang) und auf Menge und Qualität überprüft wurde, wird auch die Rechnung auf Richtigkeit überprüft (Rechnungsprüfung). Zum Schluss wird die Zahlung abgewickelt (Zahlungsabwicklung), die aber nicht mehr der Materialwirtschaft, sondern dem Finanzwesen zugeordnet wird.(Quelle)

Was sind die Stammdaten eines Einkaufprozesses?

In diesem Beispiel sind mehrere Stammdaten zum Tragen gekommen.

  • Der Mitarbeiter: Die Bestellanforderung des Mitarbeiters beinhaltet mehrere Stammdaten. Den Namen und die Adresse. Auch innerbetriebliche Informationen wie die Personalnummer und Abteilung des Unternehmens.
  • Der Geschäftspartner: Der Geschäftspartner oder auch Hersteller ist in einem Einkaufsprozess unentbehrlich. Hierzu zählen die Namen, die Nummer oder auch die Anrede.
  • Der Lieferantenstamm: Die Stammdaten des Lieferantenstamms beinhalten den Namen des Lieferanten, In der Lieferantenbeurteilung werden Daten gepflegt, wie Liefertreue, Preis und Qualität. Die Lieferantenbeurteilung ermöglicht die Grundlage der Entscheidung für die Auswahl der Lieferanten.
  • Der Materialstamm: Im Einkauf gibt es Daten wie Mengeneinheit, Name des Materials und der Person, die für die Beschaffung zuständig ist. Auch wird bei extern beschafften Materialien ein Orderbuch geführt, das die Verbindung zwischen Materialstamm, Einkaufsinfosatz und Lieferantenstamm herstellt. Dort werden bei der Kennzeichnung eines Werkes ein Lieferant eingetragen.
  • Der Einkaufsinfosatz: In diesem Prozess werden Material- und Lieferantenstamm miteinander verbunden und so durch das Material die besten Konditionen und Preise eines Lieferanten herausgearbeitet. (Quelle)

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