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Libelle IT-Glossar Teil 17: Was ist IT-Prozessautomatisierung?

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Automatisierung ist aus unserer Wirtschaft nicht mehr wegzudenken. Sei es in Form von großen automatisierten Fertigungsstraßen oder beim Versand von Emails. Die Automatisierung von verschiedenen Aufgaben verhindert oftmals manuelle Fehler und hilft in einigen Bereichen auch Zeit und somit Kosten zu sparen.

Besonders in der IT-Branche ist das Automatisieren von komplexen und aufwendigen Prozessen ein wichtiger Bestandteil. Man spricht hier von IT-Prozessautomatisierung (ITPA). Die manuelle Verwaltung von Workflows in den Bereichen IT-Services, -Support und -Administration, sind hiervon meist betroffen.

Doch was ist ein IT-Prozess überhaupt?

Ein IT-Prozess lässt sich wie folgt definieren: Ein Ablauf bzw. eine Tätigkeit, welche die vorhandenen Geschäftsfelder bearbeitet oder weiterentwickelt.

Tag für Tag fallen in der IT unterschiedliche Aufgaben an, hier ein paar Beispiele:

Diese Prozesse sind oft komplex und somit mit zahlreichen Arbeitsschritten verbunden. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Dies gilt nicht nur innerhalb der Software, sondern auch bei Service-Aspekten.

Möglichkeiten durch IT-Prozessautomatisierung

Werden manuelle Workflows und Prozesse automatisiert, werden gleichzeitig Ressourcen und Personal entlastet. Die gewonnene Zeit kann dabei helfen Innovationen voranzutragen. Dies kann das Wachstum eines Unternehmens positiv beeinflussen.  

Innerhalb einer Software-Lösung kann IT-Prozessautomatisierung die Verbindung mehrerer Systeme, Anwendungen und Plattformen bedeuten, die Infrastruktur vereinheitlichen und Engpässe beseitigen.

Im ersten Schritt gilt es zunächst die zu automatisierende Aufgabe zu identifizieren und den entsprechenden Workflow mit den einzelnen Funktionen anzupassen. Beliebte Automatisierungsmechanismen sind die automatische Aktivierung durch einen Auslöser oder eine erfüllte vorab definierte Bedingung.

Beispiele hierfür sind:

  • Bestimmter Zeitpunkt / Uhrzeit ist erreicht
  • Erreichung eines definierten Schwellenwerts (z.B. 3 MB Daten)
  • Auftreten einer definierten Fehlerquelle

Es lassen sich nicht nur Aufgaben innerhalb einer Software automatisieren. Gerade bei Service-Angeboten nutzen zahlreiche Unternehmen automatisierte Workflows, um schnell auf Kundenanfragen und -probleme eingehen zu können. Ein Ticketing-System kann bestimmte Fragen automatisiert beantworten, aber auch die Anfragen an die richtigen Personen weiterleiten. Das beschleunigt den Prozess und reduziert Unstimmigkeiten.

Fazit - Prozessautomatisierung

Die Vorteile liegen auf der Hand:  schnellere und effizientere Prozesse, neben den Kosteneinsparungen und der erhöhten Produktivität, sinkt auch die Fehleranfälligkeit. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die automatisierte Fehlererkennung und Problembehebung. So können bekannte Fehlermuster und -quellen schnell erkannt und als Trigger für eine Automatisierung genutzt werden.  

Das bedeutet aber nicht, dass alle IT-Prozesse sinnvoll automatisiert werden können. Automatisierung und manuelle Prozesse haben beide ihre Daseinsberechtigung und sollten fürs Unternehmen zielführend eingesetzt werden.

Libelle Insights – In welchen Bereichen arbeiten wir mit Prozessautomatisierung?

Ein Paradebeispiel wie harmonisch sich die Lösungen der Libelle IT Group in die bestehenden Prozessabläufe in den Infrastrukturen der Kunden integrieren, ist Libelle DataMasking. Ein Anonymisierungslauf kann einerseits über das bekannte Webfrontend durchgeführt werden. Wenn dabei zum Beispiel die sogenannten Wartepunkte aktiviert bleiben, ist am Ende jeder einzelnen Phase ein manuelle Benutzereingriff erforderlich.

Auf der anderen Seite kann ein Anonymisierungslauf auch auf Kommandozeilenebene durchgeführt werden. Ein solches Skript lässt sich ohne Probleme als Geplanter Task (Windows) oder Cronjob (Linux) einplanen, sodass die Anonymisierung zu einem bestimmten Zeitpunkt vollautomatisiert durchgeführt wird.

Selbiges geschieht auch in unserer Dreamteam-Kombination mit Libelle SystemCopy und Libelle DataMasking. In Libelle SystemCopy wird die Maskierung als zusätzlicher Task eingebunden und somit ebenfalls vollständig automatisiert durchgeführt.

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